Een gemeente krijgt onverwacht de beschikking over een hotel of een leegstaand gebouw. Er is ruimte beschikbaar om mensen op te vangen en de noodzaak om extra opvang te realiseren is groot. De eerste stap lijkt gezet. Maar een gebouw beschikbaar hebben, betekent nog niet dat er een opvanglocatie is.<\/p>\n\n\n\n
Voordat de eerste bewoners arriveren, moet er in korte tijd veel samenkomen. Het gebouw moet veilig en geschikt zijn, er moet een team klaarstaan en de dagelijkse organisatie moet zijn ingericht. Juist bij crisisnoodopvang<\/a> voor asielzoekers is de tijd om dit voor te bereiden vaak beperkt. Een beschikbare locatie is daarom pas het begin. De uitdaging is om er in korte tijd een plek van te maken waar de opvang verantwoord en georganiseerd kan plaatsvinden.<\/p>\n\n\n\n Iedere locatie vraagt om een eigen aanpak. Een hotel heeft misschien al sanitaire voorzieningen, gemeenschappelijke ruimtes en een keuken. Bij een leegstaand pand kan veel meer nodig zijn voordat bewoners er terechtkunnen. In beide gevallen begint de opstart met inzicht in de mogelijkheden en de werkzaamheden die nog moeten gebeuren. <\/p>\n\n\n\n Is het gebouw veilig te gebruiken? Zijn de voorzieningen toereikend en is duidelijk hoe bewoners zich door het pand kunnen bewegen? Ook de inrichting van slaap- en gemeenschappelijke ruimtes vraagt aandacht. Deze keuzes vormen de basis voor de rest van de organisatie.<\/p>\n\n\n\n Tegelijkertijd moet duidelijk worden hoe de opvang dagelijks gaat functioneren. Bewoners moeten bij aankomst worden geregistreerd en weten welke huisregels gelden. Maaltijden moeten beschikbaar zijn, ruimtes moeten worden schoongemaakt en er moeten afspraken liggen over zorg, onderwijs en vervoer. Daarnaast is een team nodig dat de locatie draaiende houdt en weet hoe het moet handelen wanneer zich onverwachte situaties voordoen. Wanneer aanvullende personele inzet nodig is, kan detachering en werving<\/a> uitkomst bieden. Juist bij het organiseren van asielopvang moeten deze onderdelen vanaf het begin op elkaar aansluiten.<\/p>\n\n\n\n Al deze onderdelen be\u00efnvloeden elkaar. De inrichting van een gebouw bepaalt bijvoorbeeld mede hoe de dagelijkse begeleiding wordt georganiseerd. De verwachte instroom heeft gevolgen voor de personele bezetting en de benodigde voorzieningen. Door deze zaken vanaf het begin in samenhang te bekijken, wordt voorkomen dat oplossingen voor het ene probleem later nieuwe knelpunten veroorzaken.<\/p>\n\n\n\n Wanneer een gemeente binnen enkele dagen een opvanglocatie wil openen, is het niet altijd mogelijk om vooraf alles tot in detail uit te werken. Wel moet snel duidelijk worden wat prioriteit heeft, welke werkzaamheden gelijktijdig kunnen plaatsvinden en waar nog besluiten nodig zijn.<\/p>\n\n\n\n TM Opvang & Projectmanagement kan door heel Nederland binnen drie uur een crisismanager op locatie hebben. Die brengt de situatie in kaart en helpt de opstart te co\u00f6rdineren<\/a>. Wat is er al aanwezig? Welke voorzieningen ontbreken? Welke mensen en middelen zijn nodig om de locatie gereed te maken? Door deze vragen vroegtijdig te beantwoorden, ontstaat overzicht en kan gericht worden gewerkt aan de opening.<\/p>\n\n\n\n Bij die beoordeling kijken we niet alleen naar de praktische inrichting, maar ook naar de voorwaarden waaraan de opvang moet voldoen. We toetsen de locatie aan onze eigen humanitaire standaarden en houden bij langdurige asielopvang rekening met het eventuele Programma van Eisen (PvE) van het COA. Ook de geldende eisen op het gebied van brandveiligheid, waaronder de relevante bepalingen uit het Besluit bouwwerken leefomgeving (BBL), worden meegenomen.<\/p>\n\n\n\n De voorbereiding begint met een papieren schouw, waarbij we de beschikbare informatie en documentatie beoordelen. Vervolgens bekijken we de locatie fysiek om de situatie ter plaatse te beoordelen en eventuele aandachtspunten vast te stellen. Waar nodig betrekken we direct de juiste partners, zodat duidelijk wordt welke aanpassingen en vervolgstappen nodig zijn.<\/p>\n\n\n\n Daarbij werken wij met vaste werkprocessen volgens ISO 9001 en een uitgebreide opstartcontrole. Hiermee worden alle belangrijke onderdelen systematisch gecontroleerd en wordt inzichtelijk welke zaken zijn geregeld en waar nog actie nodig is. Zo blijft er ook onder tijdsdruk aandacht voor de onderdelen die gemakkelijk over het hoofd worden gezien.<\/p>\n\n\n\n Een vaste werkwijze biedt houvast, maar laat ook ruimte om in te spelen op de omstandigheden van een specifieke locatie. Niet ieder gebouw vraagt immers om dezelfde oplossingen. Het gaat erom dat de juiste zaken op tijd worden geregeld en dat duidelijk blijft wie waarvoor verantwoordelijk is.<\/p>\n\n\n\n De opening van een opvanglocatie heeft niet alleen gevolgen voor de organisatie binnen het gebouw. Ook voor omwonenden kan er in korte tijd veel veranderen. Zeker wanneer een locatie onder tijdsdruk wordt gerealiseerd, kunnen vragen en zorgen ontstaan over wat er in de buurt gaat gebeuren.<\/p>\n\n\n\n Daarom hoort communicatie met de omgeving bij de voorbereiding. Omwonenden willen Dat vraagt om meer dan een eenmalige aankondiging. Ook nadat de locatie is geopend, moet duidelijk zijn hoe vragen worden opgepakt en hoe het contact met de omgeving wordt onderhouden. Zo krijgt omgevingsmanagement vanaf het begin een plek in de dagelijkse organisatie van de opvang.<\/p>\n\n\n\n Wanneer de eerste bewoners arriveren, begint de volgende fase. De voorzieningen moetenVan beschikbaar gebouw naar werkende opvanglocatie<\/h2>\n\n\n\n
Snel schakelen, zonder het overzicht te verliezen<\/h2>\n\n\n\n
Een goede start vraagt ook aandacht voor de omgeving<\/h2>\n\n\n\n
weten wat ze kunnen verwachten, hoeveel mensen er worden opgevangen en bij wie ze
terechtkunnen met vragen<\/a>. Door hierover duidelijkheid te geven en een bereikbaar
aanspreekpunt te organiseren, weten mensen waar ze aan toe zijn.<\/p>\n\n\n\nVan crisisopstart naar stabiele opvanglocatie<\/h2>\n\n\n\n
blijven functioneren, medewerkers moeten op elkaar ingespeeld raken en afspraken moeten in de praktijk werken. Tegelijkertijd kunnen de omstandigheden veranderen en kunnen nieuwe behoeften ontstaan. Een goede opstart houdt daarom rekening met wat er na de openingsdatum nodig is.<\/p>\n\n\n\n